JAK ZORGANIZOWAĆ PRZEPROWADZKĘ DO BIURA | LISTA KONTROLNA I PORADY
Jako kierownik biura, przeprowadzka biur jest doskonałym wskaźnikiem rozwoju i wzrostu biznesu. . Jednak przeniesienie całej firmy jest również czasochłonnym i zniechęcającym procesem. Z tego powodu pomyślne przeprowadzenie przeprowadzki wymaga odpowiedniego przygotowania. Jeśli planujesz przeprowadzkę komercyjną , przygotowaliśmy następującą listę kontrolną przeniesienia biura, aby uprościć proces:
Zaplanuj przed przeprowadzką
Utwórz oś czasu, która pozwoli Ci śledzić wyraźną serię ruchomych kroków. Rozpocznij proces planowania jak najwcześniej. W przypadku dużych biur planowanie płynnej przeprowadzki może zająć nawet od ośmiu miesięcy do roku. W przypadku mniejszych biur daj sobie co najmniej trzy miesiące na przygotowanie.
Poinformuj swoich pracowników
Poinformuj pracowników o przeprowadzce z dużym wyprzedzeniem. Informowanie ich na bieżąco o najnowszych wydarzeniach pomaga im również przygotować się do przeprowadzki, zwłaszcza że przeprowadzka wpływa na takie rzeczy, jak czas dojazdu do pracy i rutyna. . Poproś o wolontariuszy lub wyznacz członków z każdego działu, aby zorganizowali swoje działy. Przypisanie obowiązków przeprowadzkowych każdemu przełożonemu działu pomaga zapewnić, że każdy pracownik pakuje pliki i biurka zgodnie z harmonogramem przenoszenia.
Budżet
Określ całkowity budżet na przeprowadzki przed zatrudnieniem firmy przeprowadzkowej. Następnie poproś o stawki od wielu przeprowadzek z Wrocławia, aby upewnić się, że otrzymujesz najlepszą ofertę i sprawdź jaka jest cena przeprowadzki. Należy jednak unikać przeprowadzki, która oferuje nierealistycznie niskie stawki, ponieważ może nie wywiązać się ze wszystkich obowiązków związanych z relokacją. Dobrą zasadą jest uzyskanie co najmniej trzech cytatów i odrzucenie najniższego. Wybierz najlepszą ofertę na przeprowadzki firm.
Poinformuj swoje krytyczne kontakty
Ważne jest, aby powiadomić wszystkich klientów i dostawców o przeprowadzce. Ostatnią rzeczą, jakiej pragniesz, są dostawy kierowane pod zły adres lub klienci idący gdzie indziej, aby kupić Twoje produkty lub usługi z frustracji brakiem komunikacji.
Odwiedź swoje nowe biuro
Koniecznie odwiedź nową przestrzeń biurową i opracuj plan piętra . Weź wymiary dużych przedmiotów, takich jak stoły konferencyjne, aby upewnić się, że zmieszczą się w drzwiach lub w przestrzeniach, w których planujesz je umieścić. Pamiętaj też, że duże meble, takie jak krzesła i biurka, wymagają dużo miejsca. Dbanie o przygotowanie planu piętra z wyprzedzeniem sprawi, że dzień przeprowadzki będzie mniej chaotyczny.
Zorganizuj boks
W dniu poprzedzającym przeprowadzkę wydaj każdemu pracownikowi skrzynkę lub skrzynię opatrzoną nazwiskiem oraz numerem biura lub kabiny. Niech pracownicy spakują zawartość biurka i szafek przed przybyciem przeprowadzki. Korzystając z oznaczonych skrzyń, ekipa przeprowadzkowa będzie wiedziała, gdzie wszystko powinno się znaleźć w nowym biurze. Gdy pracownicy przybędą następnego dnia roboczego, ich pudełka będą tam czekać, aż się rozpakują i wrócą do pracy.
Ochrona i pielęgnacja
Dodatkowo w dniu przeprowadzki powinieneś zadbać o zdrowie i bezpieczeństwo swojego zespołu. Nie pozwalaj pracownikom podnosić dużych przedmiotów. Pozostaw takie zadania specjalistom od przeprowadzek. Pamiętaj też, aby zniszczyć stare, niepotrzebne dokumenty przed przeniesieniem się do nowego biura.